Agentes personalizados

Los agentes personalizados automatizan flujos de trabajo manuales y recurrentes para todo tu equipo. Se ejecutan automáticamente en segundo plano mediante activadores configurados, utilizando tus documentos y bases de datos existentes como contexto.

Configúralos solo una vez. Puedes crear un flujo de trabajo para tareas repetitivas como informes semanales o clasificación de comentarios, y se convertirá en un recurso compartido en el que todo el equipo puede apoyarse.

Los agentes personalizados viven dentro de Notion y funcionan según tus instrucciones. Una vez que los configuras, pueden:

• Leer contenido de páginas y bases de datos en Notion, así como de determinadas aplicaciones conectadas.

• Ejecutarse en activadores recurrentes y eventos del espacio de trabajo.

• Realizar acciones como publicar informes, registrar errores, actualizar registros o enviar mensajes.

A diferencia del agente de Notion, los agentes personalizados están diseñados para ejecutarse automáticamente en segundo plano en función de activadores y programaciones.

Los agentes personalizados están integrados directamente en Notion. Los agentes utilizan tus documentos y bases de datos existentes como contexto y se conectan a través de Slack, aumentando la productividad. Con los agentes personalizados, puedes:

• @mencionar agentes en páginas de Notion, propiedades de bases de datos y comentarios.

• Vincularse a eventos de bases de datos (por ejemplo, cuando se crea o actualiza una página).

• Supervisar tu espacio de trabajo y las herramientas conectadas según los activadores que configures.

Usa activadores para que los agentes personalizados se ejecuten sin que tengas que iniciarlos manualmente cada vez. Configura un activador una vez y el trabajo se realizará de forma continua en segundo plano.

• Se ejecuta según una programación (diario, semanal, mensual y más).

• Reaccionar a eventos en Notion y Slack.

• Continúa ejecutándose en segundo plano una vez publicados.

Esto permite automatizar los flujos de trabajo, como informes periódicos, colas de clasificación y el mantenimiento de la información, ayudándote a recuperar tiempo.

Los agentes actúan solo en las páginas, bases de datos y aplicaciones externas a las que les otorgas acceso explícitamente. De forma predeterminada, nunca tienen acceso completo al espacio de trabajo, lo que reduce el riesgo.

• Controla quién puede editar, ejecutar o interactuar con cada agente.

• Consulta los registros de actividad para ver qué hizo un agente y cuándo lo hizo.

• Utiliza el historial de versiones para revisar o restaurar configuraciones anteriores.

• Permite que las ejecuciones se puedan revisar y revertir para iterar de forma segura.

Los cambios clave en la configuración y el acceso a los agentes personalizados (como actualizaciones de instrucciones, cambios de permisos y adiciones de integraciones) se registran en el registro de auditoría de Notion. Esto ayuda a los administradores de Enterprise a realizar un seguimiento de los cambios en los agentes para las revisiones de seguridad y cumplimiento.

• Debes tener el plan Business o Enterprise de Notion. Obtén más información sobre el precio de los agentes personalizados.

• Usa la aplicación de escritorio o web para crear, editar, ver o interactuar con los agentes personalizados.

Puedes crear un agente personalizado desde varias ubicaciones. El punto de entrada principal es la sección Agentes en la barra lateral.

1. Ve a la sección Agentes en la barra lateral izquierda y selecciona + para crear un agente personalizado nuevo.

2. Elige cómo quieres empezar:

• Crear con el chat de la IA

  • En el chat, describe lo que quieres que haga el agente usando un lenguaje natural.

  • Revisa el borrador de instrucciones, los activadores y los accesos que genera la IA de Notion, y realiza los ajustes necesarios.

  • Guarda los cambios.

• Crear a partir de una plantilla

  • Elige una plantilla.

  • Revisa el borrador de instrucciones, los activadores y los accesos que genera la IA de Notion, y realiza los ajustes necesarios.

  • Guarda los cambios.

• Crear desde cero

  • Selecciona la opción Crear en blanco.

  • Comienza con un campo de instrucciones vacío o chatea con el asistente para definirlas.

  • Redacta tus instrucciones manualmente siguiendo las mejores prácticas para obtener instrucciones claras y concretas. Define qué debe hacer el agente, cómo debe comportarse y qué trabajo debe gestionar.

  • Configura los activadores, el acceso y tu modelo de IA hasta que se ajusten a tu flujo de trabajo.

  • Guarda los cambios.

Los activadores determinan cuándo se ejecuta tu agente. Puedes combinar varios tipos de activadores para un mismo agente. También puedes usar filtros para ayudar a que tu agente se ejecute solo en las páginas o mensajes que te interesan, o solo cuando se cumplan ciertas condiciones que establezcas (por ejemplo, un Estado específico o una palabra clave).

Utiliza programaciones recurrentes para que los agentes se ejecuten de forma periódica.

1. Abre la Configuración de tu agente personalizado.

2. Ve a la sección Activadores.

3. Agrega un activador recurrente.

4. Elige cuándo quieres que se ejecute el agente:

   • Selecciona una frecuencia (cada día, semana, mes o año).

   • Define una hora específica, incluida la zona horaria (por ejemplo, “todos los días a medianoche (PST)”).

5. Revisa la próxima hora de ejecución programada para confirmar que sea correcta.

6. Guarda el activador.

Los activadores de Notion ejecutan tu agente según los eventos en tu espacio de trabajo. Puedes activar agentes cuando:

• Se agrega un comentario a una página.

• Se agrega una página a una base de datos.

• Se actualiza una propiedad en una base de datos.

• Se elimina una página de una base de datos.

Algunos activadores de Notion te permiten agregar filtros, como hacer coincidir valores de propiedades específicos o limitar las ejecuciones a páginas en una vista concreta de base de datos.

Para agregar un activador de Notion, sigue estos pasos:

1. Abre la Configuración de tu agente personalizado y selecciona Activadores.

2. Elige un tipo de activador de Notion.

3. Especifica:

   • La página o base de datos que se debe tener en cuenta.

   • El evento (por ejemplo, “Se creó una página en la base de datos”).

   • Filtros o condiciones opcionales (por ejemplo, un valor de estado específico o una vista de base de datos).

4. Guarda los cambios.

Los activadores de Slack permiten que los agentes supervisen eventos en canales públicos y privados de Slack.

Requisitos de configuración

Antes de poder configurar un activador de Slack, un administrador del espacio de trabajo de Slack debe primero conectar Slack al espacio de trabajo de Notion. Esto otorga acceso a todos los canales públicos y determina si Notion AI puede acceder a los canales privados. Si quieres trabajar con un canal privado, también tendrás que autorizar tu cuenta de Slack.

Los agentes personalizados pueden estar atentos a:

• Un mensaje publicado en un canal.

• Un emoji con el que se reaccionó a un mensaje.

• Una mención al agente personalizado en un mensaje.

Nota: Para activar un agente mediante una mención @ en Slack, el administrador de tu espacio de trabajo de Slack debe permitir primero que todos los miembros creen grupos de usuarios. Una vez habilitada esta configuración, cualquier persona puede activar al agente mencionando su nombre en el canal de Slack asociado.

Al configurar cualquiera de los activadores anteriores, puedes elegir incluir respuestas en hilos para que el agente responda a los mensajes dentro de los hilos, no solo a los mensajes de nivel superior.

Puedes reducir el ruido en canales de mucho tráfico especificando palabras clave o frases para activar el agente.

Para agregar un activador de Slack, sigue estos pasos:

1. Conecta Slack a tu agente durante la configuración, si aún no lo has hecho.

2. En Activadores, agrega un disparador de Slack.

3. Selecciona:

   • El tipo de evento.

   • El canal que se desea supervisar.

   • Filtros opcionales (por ejemplo, activar solo cuando un mensaje contenga una palabra clave o frase específica).

4. Guarda los cambios.

Siempre que se active un Agente personalizado en Slack, puede mostrar un indicador de escritura (“Escribiendo...”) para señalar que está procesando la solicitud. Esto no siempre significa que el agente responderá. Puedes desactivar esto en cualquier momento yendo a la configuración del activador.

Para desactivar el indicador de escritura:

1. Ve a tu agente personalizado.

2. En Activadores, selecciona el activador de Slack.

3. Selecciona Más ajustes y, a continuación, desmarca Mostrar el indicador de escritura en Slack.

Los Agentes personalizados solo utilizan para su trabajo el contenido al que les otorgas acceso explícitamente. Esto se configura en la configuración de acceso de cada agente.

Para controlar qué puede ver un Agente en Notion:

1. Abre la Configuración de tu agente personalizado.

2. Ve a la sección Herramientas y acceso.

3. Agrega las páginas o bases de datos específicas que el agente debe usar como contexto:

   • Agrega páginas y bases de datos específicas para flujos de trabajo concretos (por ejemplo, “Tickets de clientes”, “Errores” o “Incidentes”).

   • Otorga acceso a las páginas compartidas con todos en Notion si quieres una alcance amplio que abarque contenido en todo el espacio de trabajo.

4. Si quieres un alcance más acotado, conserva el acceso en “Ninguno” o limítalo a un grupo reducido de páginas.

Los agentes pueden navegar por la web de forma opcional cuando sea necesario. Usa el acceso web cuando tu flujo de trabajo dependa de información externa. Mantenlo desactivado para flujos de trabajo estrictamente internos o cuando desees un control más estricto sobre las fuentes. Para controlar el acceso web:

1. Abre la Configuración de tu agente.

2. Busca la opción Acceso web .

3. Activael acceso web para permitir que el agente obtenga información de internet.

4. Desactiva el acceso web para restringir el agente únicamente a Notion y a las aplicaciones configuradas.

Los agentes personalizados pueden leer y escribir en Slack a través de una integración específica.

Antes de conectar Slack a tu agente personalizado, un administrador debe conectar primero el espacio de trabajo de Slack a tu espacio de trabajo de Notion a través de la conexión de la IA con Slack.

Una vez conectados, los agentes personalizados podrán:

• Leer contenido de canales públicos y privados de Slack seleccionados.

• Publicar mensajes, respuestas y actualizaciones solo en los canales específicos que selecciones.

• Reaccionar en hilos y usar la información de Slack como contexto.

Para otorgar acceso a Slack a los agentes personalizados:

• Durante la configuración del agente, sigue las indicaciones para conectar Slack.

• Asegúrate de que la cuenta de Slack use el mismo correo electrónico que tu cuenta de Notion.

• Aprueba los alcances solicitados en el flujo de autorización de Slack.

• Elige los canales a los que puede acceder el agente.

También puedes conectarte a agentes personalizados si tu organización usa Slack Enterprise Grid.

Los Agentes personalizados pueden ejecutarse en diferentes modelos de lenguaje grande. Esto te permite equilibrar la velocidad, el costo y la calidad. Puedes ajustar el modelo con el tiempo si tu flujo de trabajo cambia o si observas necesidades de rendimiento diferentes.

Los modelos compatibles incluyen Claude Fable 5 (solo planes Business y Enterprise), Claude Sonnet 5, GPT, Gemini y Grok. Auto es la opción predeterminada recomendada.

Claude Fable 5 funciona mejor para tareas como investigación profunda, redacción compleja y tareas que involucran muchos pasos. Antes de que alguien en tu espacio de trabajo pueda usarlo, un administrador debe activarlo. Esto se debe a que Anthropic maneja los datos de este modelo de manera un poco diferente a otros modelos (ver más abajo). Si deseas acceso, pídele a tu administrador que lo active en Configuración → Notion AI.

Una nota sobre el manejo de datos: Cuando usas Claude Fable 5, Anthropic puede almacenar tus prompts y respuestas durante un período de tiempo para mantener el modelo seguro y funcionando correctamente. Otros modelos de IA disponibles en Notion no funcionan de esta manera. Es por eso que tu administrador debe revisarlo y activarlo primero.

Aprende cómo se realiza un seguimiento del uso en el panel de control de créditos de Notion.

Para elegir un modelo:

1. Abre la Configuración de tu agente.

2. Ve a la sección Modelo .

3. Selecciona un modelo específico si quieres un comportamiento consistente o selecciona Auto para permitir que Notion seleccione el modelo más adecuado en cada solicitud.

4. Guarda los cambios.

Para activar Claude Fable 5 para tu espacio de trabajo (solo administradores):

1. Accede a Configuración → IA de Notion.

2. Busca Claude Fable 5 y actívalo.

Claude Fable 5 solo está disponible para los planes Business y Enterprise. Una vez activado, cualquier persona en el espacio de trabajo puede seleccionarlo en el selector de modelos dentro de la configuración de Notion Agent o Custom Agent.

Los agentes personalizados se comportan como páginas de Notion cuando se trata de compartir con otras personas en tu espacio de trabajo, con algunas diferencias.

Cuando se comparten, los agentes pueden aparecer en la barra lateral, dentro de la sección Agentes, en los resultados de búsqueda y en cualquier área del espacio de trabajo donde se enumeren o referencien.

Para compartir un agente:

1. Abre el agente personalizado.

2. Haz clic en Compartir.

3. Agrega personas, grupos o todo el espacio de trabajo.

Los agentes utilizan un conjunto simplificado de niveles de permisos:

• Acceso completoLos usuarios con permisos de Acceso completo a un agente pueden configurar las instrucciones, los activadores, los accesos y el modelo, consultar y gestionar el registro de actividad, así como ejecutar o interactuar con el agente.

• Puede editarLos usuarios conpermisos de edición en un agente pueden modificar las instrucciones y la configuración, así como consultar el registro de actividad.

• Puede ver e interactuarLos usuarios con permisos de Puede ver e interactuar en un agente puedenejecutar el agente, conversar con él y ver la página de Configuración (activadores, instrucciones, herramientas y acceso) en modo de solo lectura. No pueden editar ni compartir el agente.

Una vez creado tu Custom Agent, aparecerá en la barra lateral. Cada página de Custom Agent tiene tres pestañas principales. Usa estas pestañas en conjunto para diseñar, probar y mantener un agente a lo largo del tiempo.

1. Chat Un espacio de conversación individual, privado o compartido, con ese agente específico.

   • Es útil para probar nuevas instrucciones, solicitar tareas puntuales al agente e iterar su comportamiento.

2. Actividad Un registro de cada ejecución del agente, visible para los usuarios con acceso completo.

   • Los registros incluyen los activadores que iniciaron la ejecución, las acciones realizadas y cualquier error o falla.

3. Configuración El centro de control del agente.

   • El panel Configuración incluye instruccionesdel agente, activadores, permisos de acceso y selección de modelos.

1. Abre la página del Agente.

2. Ve a la pestaña Configuración.

3. Actualiza las instrucciones, los activadores, el acceso a páginas, bases de datos y herramientas externas, o la selección de modelos.

4. Guarda y publica tus cambios.

5. Utiliza las pestañas Chat y Actividad para verificar que el agente se comporta como se espera después de realizar modificaciones.

Para restaurar una versión anterior de tu agente personalizado:

1. Abre la página del Agente.

2. Accede al historial de versiones.

3. Revisa las versiones anteriores para ver:

   • Quién realizó los cambios.

   • Cuándo se realizaron los cambios.

   • Qué cambió en cada versión.

4. Selecciona la versión que quieras restaurar.

5. Confirma para revertir el agente a esa versión.

Duplicar un agente personalizado te permite crear una copia de un agente existente y adaptarla a un flujo de trabajo similar, sin necesidad de configurarlo desde cero.

Para duplicar un agente personalizado:

1. Abre el agente personalizado que quieres copiar.

2. Selecciona ••• y elige Duplicar.

La copia se abre como un agente privado. Puedes revisar y actualizar su configuración antes de compartirlo o publicarlo.

¿Qué necesitas para duplicar un agente?

• Permiso para ver e interactuar con el agente original.

• Permiso para crear Custom Agents bajo los controles de administrador de tu espacio de trabajo. Consulta con el administrador de tu espacio de trabajo si no estás seguro.

Qué se transfiere

• Nombre: La copia se llama {Original agent name} (1). Puedes cambiarle el nombre en cualquier momento.

• Modelo de IA: el duplicado utiliza el mismo modelo de IA que el original.

• Instrucciones: Se copian en una página nueva. Si alguno de los enlaces incluidos en las instrucciones apunta a páginas a las que no tienes acceso, aparecerá como una ficha sin acceso y no se agregará a los recursos de la copia.

• Páginas y bases de datos: Cualquier contenido de Notion que usara el agente original y al que también tengas acceso se transferirá. El contenido al que no tengas acceso no se incluirá.

• Activadores: Los activadores que usen recursos a los que tengas acceso se transferirán. Si un activador depende de algo a lo que no tienes acceso (como un canal de Slack del que no formas parte), ese activador no se incluirá en la copia.

¿Qué deberás configurar después de la duplicación?

• Herramientas conectadas (como Slack): El duplicado no hereda ninguna conexión de herramientas. Deberás volver a conectar herramientas como Slack en la nueva copia.

• Workers: Si el agente original tenía Workers configurados, deberás volver a configurarlos. No se transfieren automáticamente.

• Historial de ejecución: el duplicado comienza desde cero, no se incluyen ejecuciones anteriores ni actividad del original.

• Límites de crédito: cualquier límite de crédito establecido en el original no se aplicará al duplicado.

Privacidad predeterminada

El duplicado es privado de forma predeterminada, solo tú puedes verlo. Compártelo desde el menú Compartir cuando estés listo.

Si tienes Acceso completo a un agente personalizado, puedes exportar sus chats y hilos de Insights como un archivo CSV para su análisis o generación de informes fuera de Notion.

Para exportar:

1. Abre el agente personalizado y ve a la pestaña Insights.

2. Selecciona el período de tiempo que deseas exportar.

3. Pasa el cursor sobre el botón de exportar → Selecciona Exportar como CSV.

El archivo CSV coincide con las columnas de la página Todos los chats. Las exportaciones están limitadas a un máximo de 300 chats para el período seleccionado.