ربط التقويم بالوكلاء المخصصين

يمكن للوكلاء المخصصين ربط التقويم لأتمتة سير عمل الجدولة. بمجرد الربط، يمكن للوكلاء تحسين جدولك الزمني، وإعداد لوجستيات الاجتماعات والتعامل معها، وحل تعارضات الجدولة من خلال مشغلات آلية أو عبر الدردشة مع الوكيل مباشرة.

ربط التقويم للوكلاء المخصصين متاح في خطط الأعمال والخطة المؤسسية. يعمل هذا الربط مع تقويم Notion، وتقويم Google، وتقويم Apple، وحسابات Microsoft Outlook / M365.

قد تتطلب بعض ميزات Outlook المحددة (مثل مؤتمر Teams، والتقويمات المشتركة والمفوضة، وحجز الغرف/الموارد) خطوة إعداد منفصلة. تعرف على المزيد حول ما يمكن لوكيلك المخصص القيام به باستخدام Outlook →

1. تحدث مع وكيلك. امنحه توجيهات محددة حول كيفية التعامل مع أحداث التقويم.

   • يمكن القيام بذلك أيضًا يدويًا في إعدادات الوكيل المخصص. انتقل إلى الأدوات والوصول، ثم اختر + إضافة ربط → التقويم → ربط.

2. انتقل إلى إعدادات → الأدوات والوصول.

3. اختر التقويم (أو التقويمات) التي تريد أن يتمتع وكيلك بإمكانية الوصول إليها.

4. امنح الأذونات التي يحتاجها وكيلك لكل تقويم متصل: قراءة أو قراءة وكتابة.

5. اختر ما إذا كان يجب على الوكيل طلب تأكيد قبل تنفيذ إجراء ما.

6. اختبر الربط. إذا لم يكن سلوك الوكيل كما تتوقع، فتحدث مع وكيلك لتوضيح التعليمات.

نصيحة: كن محددًا في تعليماتك. على سبيل المثال: "لخّص اجتماعات اليوم وأرسل لي ملخصًا كل صباح في الساعة 8 صباحًا" أو "عند إضافة اجتماع خارجي جديد، أنشئ صفحة تحضير في قاعدة بيانات الاجتماعات الخاصة بي."

أضف مشغلاً يستند إلى التقويم في إعدادات الوكيل المخصص الخاص بك.

1. ضمن المشغلات، انقر على + إضافة ربط → التقويم → ربط.

2. ضمن التقويم، اختر من بين المشغلات التالية:

   • إنشاء حدث: يتم التشغيل عند إضافة أحداث جديدة إلى تقويمك.

   • تحديث حدث: يتم التشغيل عند تغيير تفاصيل الحدث (الوقت، الحضور، إلخ).

   • إلغاء حدث: يتم التشغيل عند إزالة الأحداث من تقويمك.

3. اختر التقويم (أو التقويمات) الذي تريد تشغيل المشغل عليه.

4. أضف عامل تصفية لتضييق نطاق الأحداث التي تؤدي إلى تشغيل مشغل التقويم. يمكن تصفية كل مشغل ليتم تشغيله فقط عندما يستوفي الحدث معايير العنوان، أو الوصف، أو الموقع، أو المالك، أو حالة الحدث طوال اليوم.

عند ربط التقويم، يمكنك اختيار الأذونات التي يحصل عليها وكيلك.

• قراءة: يسمح للوكيل المخصص بعرض المعلومات دون إجراء تغييرات على التقويم.

• قراءة وكتابة: يسمح للوكيل المخصص بعرض وتغيير الأحداث في التقويم.

• طلب التأكيد: يتطلب من المستخدم الموافقة على إجراء أو إلغائه قبل تنفيذه. عند إيقاف هذا الخيار، يمكن للوكيل تعديل الأحداث وإرسال دعوات دون موافقة.

• تعيين كافتراضي: قم بتغيير التقويم المرتبط الذي يجب أن يستخدمه وكيلك بشكل افتراضي.

  • إذا كان لديك تقويمات متعددة في نفس حساب التقويم، فسيؤدي هذا إلى تعيين التقويم الافتراضي الذي سيستخدمه الوكيل ما لم تحدد تقويماً مختلفاً.

  • إذا قمت بربط حسابات تقويم متعددة، يمكنك اختيار تقويم افتراضي منفصل لكل حساب.

عند مشاركة وكيل مخصَّص مع ربط بالتقويم، يعرض الوكلاء ما يُسمح للمستخدم الذي أعد الربط برؤيته في التقويم.

على سبيل المثال، إذا كان لدى المستخدم المرتبط حدث خاص لا يمكن لأحد غيره رؤية تفاصيله، فيمكن لأي مستخدم لديه وصول يمكنه العرض والتفاعل أو أعلى عرض ذلك الحدث.

عند مشاركة وكيل مخصص مع ربط التقويم، يمكن لأي مستخدم لديه وصول يمكنه العرض والتفاعل إلى الوكيل التفاعل بالكامل مع التقويم المرتبط.

للحصول على أفضل النتائج، قدم لوكيلك المخصص تعليمات محددة.

احصل على ملخص يومي لاجتماعاتك وأولوياتك لتبدأ كل يوم وأنت مستعد.

أخبر وكيلك المخصص بما يلي: "في كل صباح من أيام الأسبوع في الساعة 8 صباحاً، راجع تقويمي لهذا اليوم. لخص اجتماعاتي مع تفاصيل رئيسية مثل الضيوف، والأوقات، وأي عمل تحضيري أحتاجه. أرسل لي إشعاراً بالملخص."

قم بإنشاء جداول أعمال أو ملاحظات تلقائياً قبل الاجتماعات المهمة.

أخبر وكيلك المخصص بما يلي: "عند إضافة اجتماع خارجي جديد إلى تقويمي، أنشئ صفحة في قاعدة بيانات اجتماعاتي. قم بتضمين عنوان الاجتماع، والضيوف، والوقت، وقسماً لملاحظات التحضير وعناصر العمل."

حافظ على تنظيم تقويمك من خلال التعامل مع مهام الجدولة الروتينية تلقائياً.

أخبر وكيلك المخصص بما يلي: "عندما يطلب شخص ما عقد اجتماع عبر Slack، تحقق من تقويمي لمعرفة مدى التوفر، واعثر على وقت مناسب، وأنشئ الحدث، وأرسل دعوات إلى جميع المشاركين."

تجنب فوضى الجدولة من خلال العثور على أوقات الاجتماعات المثلى عبر العديد من الضيوف.

أخبر وكيلك المخصص بما يلي:"عندما أطلب منك جدولة اجتماع مع أعضاء الفريق، استخدم 'العثور على وقت مع المشاركين' للتحقق من مدى توفر الجميع. اقترح أفضل 3 خيارات، ثم أنشئ الحدث بمجرد تأكيدي."

إذا كان فريقك يستخدم Microsoft 365، فيمكن للوكيل القيام ببعض الأشياء الإضافية التي تأتي بشكل طبيعي مع Outlook:

• إضافة رابط Teams: عندما ينشئ الوكيل اجتماعًا، يمكنه تضمين رابط مكالمة فيديو Microsoft Teams تلقائيًا.

• عرض التقويمات المشتركة معك: إذا شارك أحد الزملاء تقويمه معك، فيمكن للوكيل رؤيته وأخذه في الاعتبار عند الجدولة.

• العمل مع الاجتماعات المتكررة: يمكن للوكيل قراءة والعمل مع الأحداث المتكررة، مثل الاجتماعات الأسبوعية أو المراجعات الشهرية.

• حجز غرفة: عند إنشاء اجتماع، يمكن للوكيل تضمين غرفة اجتماعات أو مورد مشترك آخر.

ملاحظة: يتم طرح بعض هذه الميزات تدريجيًا، لذا قد لا تكون متاحة على الفور.

إذا واجه الوكيل المخصَّص أخطاء، فقم بتقييم عملية التشغيل بـ "إبهام لأسفل" وتحدث مع الوكيل لتشخيص المشكلة. ثم جرب الخطوات التالية:

إذا لم تتمكن من العثور على التقويم في الأدوات والوصول، أو إذا انقطع ربط التقويم بعد بضعة أيام، أو إذا لم يتمكن الوكيل من رؤية الأحداث:

• تأكد من ربط التقويم.

• قم بقطع الربط، وامسح ملفات تعريف الارتباط، وأعد الربط باستخدام الحساب الصحيح.

إذا لم يكن الوكيل يعمل عند تغيير حدث في التقويم، أو إذا كان يعمل عدة مرات، أو إذا لم تتم قراءة تفاصيل الحدث بشكل صحيح:

• تحقق من علامة التبويب النشاط لمعرفة ما إذا كان المشغل يعمل.

• تحقق من أن ربط التقويم نشط في الأدوات والوصول.

• قم بإجراء اختبار باستخدام حدث بسيط لعزل المشكلة.

• تأكد من ضبط المشغل على التقويم الصحيح (إذا كان لديك تقاويم متعددة).