Agenda koppelen aan Aangepaste agent

Aangepaste agent kan worden gekoppeld aan agenda om planningsworkflows te automatiseren. Eenmaal gekoppeld, kan de agent je agenda optimaliseren, vergaderlogistiek voorbereiden en afhandelen, en planningsconflicten oplossen via geautomatiseerde triggers of door rechtstreeks met de agent te chatten.

De Agenda-koppeling voor Aangepaste agent is beschikbaar in Business- en Enterprise-abonnement. Deze koppeling werkt met Notion Calendar, Google Agenda, Apple Calendar en Microsoft Outlook / M365-accounts.

Voor sommige Outlook-specifieke functies (zoals Teams conference calls, gedeelde en gedelegeerde agenda's, en het boeken van ruimtes/resources) is mogelijk een aparte configuratiestap vereist. Meer informatie over wat je Aangepaste agent kan doen met Outlook →

1. Chat met je agent. Geef deze specifieke instructies over hoe om te gaan met agenda-gebeurtenissen.

   • Dit kan ook handmatig worden gedaan in de Instellingen van een Aangepaste agent. Ga naar Tools & Toegang, kies vervolgens + Koppeling toevoegen → Agenda → Koppelen.

2. Ga naar Instellingen → Tools & Toegang.

3. Kies de agenda('s) waartoe je je agent toegang wilt geven.

4. Verleen de machtigingen die je agent nodig heeft voor elke verbonden agenda: Lezen of Lezen en schrijven.

5. Kies of de Agent bevestiging moet vragen voordat een actie wordt uitgevoerd.

6. Test de verbinding. Als het gedrag van de agent niet is wat je verwacht, chat dan met je agent om instructies te verduidelijken.

Tip: Wees specifiek in je instructies. Bijvoorbeeld: "Vat elke ochtend om 8 uur de vergaderingen van vandaag samen en stuur me een briefing" of "Maak een voorbereidingspagina in mijn Meetings-database wanneer er een nieuwe externe vergadering wordt toegevoegd."

Voeg een op Agenda gebaseerde trigger toe in de Instellingen van je Aangepaste agent.

1. Klik onder Triggers op + Verbinding toevoegen → Agenda → Verbinden.

2. Kies onder Agenda uit de volgende triggers:

   • Evenement gemaakt: Wordt uitgevoerd wanneer er nieuwe evenementen aan je agenda worden toegevoegd.

   • Evenement bijgewerkt: Wordt uitgevoerd wanneer evenementdetails wijzigen (tijd, genodigden, enz.).

   • Evenement geannuleerd: Wordt uitgevoerd wanneer evenementen uit je agenda worden verwijderd.

3. Kies de agenda('s) waarop je wilt dat de trigger wordt uitgevoerd.

4. Voeg een filter toe om te beperken welke evenementen een Agendatrigger activeren. Elke trigger kan worden gefilterd om alleen te worden uitgevoerd wanneer een evenement voldoet aan de criteria voor een opgegeven titel, beschrijving, locatie, eigenaar of status voor de hele dag.

Wanneer je Agenda koppelt, kun je kiezen welke machtigingen je agent krijgt.

• Lezen: Hiermee kan de aangepaste agent informatie bekijken zonder wijzigingen aan te brengen in de agenda.

• Lezen en schrijven: Hiermee kan de aangepaste agent gebeurtenissen in de agenda bekijken en wijzigen.

• Bevestiging vereisen: Vereist dat een gebruiker een actie goedkeurt of annuleert voordat deze wordt uitgevoerd. Wanneer dit is uitgeschakeld, kan de agent gebeurtenissen wijzigen en uitnodigingen versturen zonder goedkeuring.

• Instellen als standaard: Wijzig welke gekoppelde agenda je agent standaard moet gebruiken.

  • Als je meerdere agenda's in hetzelfde agenda-account hebt, stelt dit de standaardagenda in die de agent zal gebruiken, tenzij je een andere opgeeft.

  • Als je meerdere agenda-accounts koppelt, kun je voor elk account een afzonderlijke standaardagenda kiezen.

Wanneer je een aangepaste agent met een Agendakoppeling deelt, laten agenten zien wat de gebruiker die de koppeling heeft ingesteld in Agenda mag zien.

Als de gekoppelde gebruiker bijvoorbeeld een privégebeurtenis heeft waarvan alleen zij de details kunnen zien, kan elke gebruiker met Kan bekijken en interactie aangaan-toegang of hoger die gebeurtenis bekijken.

Wanneer je een aangepaste agent met een Agendakoppeling deelt, kan elke gebruiker met Kan bekijken en interactie aangaan-toegang tot een Aangepaste agent volledig interactie aangaan met de gekoppelde agenda.

Geef je aangepaste agent specifieke instructies voor het beste resultaat.

Ontvang elke dag een dagelijks overzicht van je vergaderingen en prioriteiten om voorbereid aan de dag te beginnen.

Zeg tegen je aangepaste agent: "Bekijk elke doordeweekse ochtend om 8 uur mijn agenda voor die dag. Vat mijn vergaderingen samen met belangrijke details zoals aanwezigen, tijden en eventueel voorbereidend werk dat ik moet doen. Stuur me een melding met de samenvatting."

Genereer automatisch agenda's of notities vóór belangrijke vergaderingen.

Zeg tegen je aangepaste agent: "Wanneer er een nieuwe externe vergadering aan mijn agenda wordt toegevoegd, maak dan een pagina aan in mijn Vergaderingen-database. Voeg de titel van de vergadering, de aanwezigen, de tijd en een sectie voor voorbereidingsnotities en actie-items toe."

Houd je agenda georganiseerd door routinematige planningstaken automatisch af te handelen.

Zeg tegen je aangepaste agent: "Wanneer iemand via Slack een vergadering aanvraagt, controleer dan mijn agenda op beschikbaarheid, zoek een geschikt tijdstip, maak de afspraak aan en stuur uitnodigingen naar alle deelnemers."

Voorkom planningschaos door optimale vergadertijden te vinden voor meerdere deelnemers.

Zeg tegen je aangepaste agent:"Wanneer ik je vraag om een vergadering met teamleden te plannen, gebruik dan 'Tijd vinden met deelnemers' om de beschikbaarheid van iedereen te controleren. Stel de top 3 opties voor en maak de afspraak aan zodra ik dit bevestig."

Als je team werkt met Microsoft 365, kan je Aangepaste agent een paar extra dingen doen die vanzelfsprekend zijn met Outlook:

• Een Teams-link toevoegen: Wanneer je agent een vergadering aanmaakt, kan deze automatisch een link voor een Microsoft Teams-videogesprek toevoegen.

• Gedeelde agenda's bekijken: Als een collega zijn of haar agenda met je heeft gedeeld, kan je agent deze zien en meenemen bij het plannen.

• Werken met terugkerende vergaderingen: Je agent kan gebeurtenissen lezen en ermee werken die zich herhalen, zoals wekelijkse standup-meetings of maandelijkse reviews.

• Een ruimte boeken: Bij het aanmaken van een vergadering kan je agent een vergaderruimte of andere gedeelde bron toevoegen.

Opmerking: Sommige van deze functies worden geleidelijk uitgerold, dus ze zijn mogelijk niet direct beschikbaar.

Als je Aangepaste agent fouten tegenkomt, geef de uitvoering dan een “duim omlaag” en chat met de agent om het probleem te diagnosticeren. Probeer daarna deze stappen:

Als je agenda niet kunt vinden in Tools & Toegang, de agenda verbreekt na een paar dagen de verbinding, of een agent gebeurtenissen niet kan zien:

• Bevestig dat agenda is verbonden.

• Verbreek de verbinding, wis cookies en maak opnieuw verbinding met het juiste account.

Als je agent niet draait wanneer een gebeurtenis in je agenda wordt gewijzigd, meerdere keren draait, of als de details van gebeurtenissen niet goed worden gelezen:

• Controleer het tabblad Activiteit om te zien of de trigger wordt geactiveerd.

• Controleer of de agenda-verbinding actief is in Tools & Toegang.

• Test met een eenvoudige gebeurtenis om het probleem te isoleren.

• Controleer of de trigger is ingesteld op de juiste agenda (als je er meerdere hebt).