Delning och behörigheter för skräddarsydda agenter

Skräddarsydda agenter automatiserar arbete i din Notion-arbetsyta och anslutna verktyg. Att förstå hur behörigheter fungerar hjälper dig att dela agenter på ett säkert sätt samtidigt som din data förblir skyddad.

Viktig skillnad från Notion-agent:

• Notion AI agerar som du och respekterar dina personliga behörigheter. Den ser bara det som du kan se.

• Skräddarsydda agenter agerar som specialiserade teammedlemmar med sina egna behörigheter. De har åtkomst till specifika resurser som du ger dem.

Skräddarsydda agenter har två typer av behörigheter som fungerar tillsammans:

1. Vad agenten kan komma åt: De specifika Notion-sidor, databaser och anslutna appar som du ger agent behörighet att använda.

2. Vem som kan komma åt agenten: De personer du delar agenten med och vad de kan göra med den.

Exempel:

Ditt ekonomiteam skapar en skräddarsydd agent som heter BudgetBot för att hjälpa till att besvara frågor om utgifter och budgetgodkännanden.

• Ekonomiteamet ger BudgetBot åtkomst till privata sidor som budgetmallar, arbetsflöden för godkännande och riktlinjer för avdelningsutgifter.

• Ekonomiteamet ger avdelningschefer behörigheterna Kan visa och interagera med BudgetBot.

• Avdelningschefer med åtkomst till BudgetBot kan nu ställa frågor till den och få svar med hjälp av ekonomiteamets interna dokument, även om avdelningscheferna inte har direkt åtkomst till dessa sidor.

Detta ger avdelningschefer möjlighet att fatta välgrundade beslut snabbare. De kan fråga BudgetBot om all budgetinformation, från snabba sammanfattningar till fullständigt dokumentinnehåll, utan att behöva direkt åtkomst till varje sida som tillhör ekonomiteamet.

När du skapar en skräddarsydd agent väljer du uttryckligen vad den kan komma åt i inställningarna för Verktyg och åtkomst. Skräddarsydda agenter kan komma åt:

• Notion-sidor och databaser – Välj specifika sidor eller databaser.

• Anslutna appar - Välj Slack-kanaler, MCP, Kalender, Mail.

• Behörighetsnivåer - Kan visa, Kan kommentera, Kan redigera.

Som standard har nya agenter inte åtkomst till alla sidor i arbetsytan. Skapare måste uttryckligen aktivera detta och godkänna varningsdialogrutan. Administratörer för Enterprise-arbetsytor kan styra vem som kan skapa en skräddarsydd agent, se alla agenter i en arbetsyta samt inaktivera utlösare eller åsidosätta behörigheter för valfri agent.

Agenten kan endast komma åt resurser som du uttryckligen ger den behörighet att använda. Den kan inte komma åt något annat i din arbetsyta. Det finns inga ärvda behörigheter från någon (oavsett om det är skaparen eller användaren av agenten).

Detta inkluderar även behörigheter för databasrader. En skräddarsydd agent svarar med hjälp av agentens egen åtkomst, inte behörigheterna för den person som utlöste den. Så om agenten kan se fler rader än slutanvändaren kan agenten exponera information som slutanvändaren inte kan komma åt direkt.

• För att bevilja visningsåtkomst till en Notion-resurs måste du ha minst visningsåtkomst till den resursen.

• För att bevilja någon högre åtkomstnivå än visning måste du ha Full åtkomst för att dela den resursen.

Dela din skräddarsydda agent med ditt team precis som en Notion-sida genom att klicka på Dela högst upp på sidan. Skräddarsydda agenter har tre behörighetsnivåer som avgör vem som kan använda och redigera dem.

• Använd agenten för att ställa frågor eller utföra uppgifter.

• Se agentens svar och resultat.

• Visa agentinställningar och instruktioner i skrivskyddat läge.

• Allt i Kan visa och interagera.

• Visa och ändra agentinstruktioner.

• Visa alla chattar som användare har haft med den skräddarsydda agenten.

• Lägg till eller ta bort Notion-sidor och databaser.

• Möjlighet att redigera inställningar och instruktioner, med undantag för tredjepartsanslutningar som andra har aktiverat.

• Allt i Kan redigera.

• Dela agenten med andra.

• Radera agenten.

Du kan kopiera en skräddarsydd agent för att skapa en privat kopia som du kan anpassa för ditt eget arbetsflöde. Kopian är privat som standard. Endast du har åtkomst tills du delar den.

När du kopierar en skräddarsydd agent kontrollerar Notion dina egna behörigheter – inte den ursprungliga agentens – för att avgöra vad kopian innehåller:

• Resurser (sidor, databaser): Endast resurser som du har åtkomst till behålls. Resurser som du inte kan komma åt tas bort från kopian.

• Utlösare: Utlösare som förlitar sig på resurser som du inte har åtkomst till (till exempel en privat Slack-kanal) tas bort från kopian.

• Verktyg som Slack: Överförs inte automatiskt. Du måste autentisera eventuella tredjepartsanslutningar på nytt i kopian.

• Instruktioner: Klonas som en ny sida. Referenser till sidor som du inte kan komma åt visas som "ingen åtkomst"-chips och läggs inte till i kopians verktyg och åtkomst.

För integrationer validerar Notion att alla som konfigurerar agenten har åtkomst till resursen de redigerar. Om du till exempel ställer in en Slack-kanal som bara du har åtkomst till, kan andra redigerare inte redigera eller visa den resursen – de kan bara radera den eller ställa in en ny.

• Visa de resultat som agenterna har producerat på Notion-sidor eller databaser som delas med dem.

• Gör ändringar på sidor eller databaser som kan utlösa redan konfigurerade skräddarsydda agenter.

• Skapa skräddarsydda agenter.

• Redigera agentinställningar (om du inte uttryckligen har fått Kan redigera-behörighet).

  behörigheten Kan redigera).

• Ställ frågor och ta emot svar baserat på vad agenten har åtkomst till.

Arbetsyteadministratörer kan hantera skräddarsydda agenter i hela organisationen med hjälp av följande verktyg och kontroller.

• Sök efter och visa alla skräddarsydda agenter i din arbetsyta.

• Se vem som skapade varje agent och när den senast var aktiv.

• Inaktivera och återaktivera agentredigering, chatt och utlösare för att stoppa automatiserade körningar.

• Endast Enterprise: Ändra behörigheter och radera valfri agent, även om du inte har åtkomst till den.

För att komma åt Agentkatalog, gå till Inställningar, välj Notion AI i sidofältet och öppna fliken Agenter. Bläddra eller sök efter agenter i din arbetsyta.

Begränsa vem som kan skapa skräddarsydda agenter:

1. Gå till Inställningar > Notion AI.

2. Öppna fliken Agenter och gå till Begränsa vem som kan skapa agenter.

3. Välj vem som kan skapa agenter: Alla medlemmar (standard), Endast arbetsytaägare eller Endast arbetsytaägare med tillagda grupper.

• Se vilka sidor och databaser varje skräddarsydd agent har åtkomst till.

• Hantera agentbehörigheter för specifika resurser.

• Ta bort agenters åtkomst till känsligt innehåll.

För att komma åt Innehållssökning, gå till Inställningar > Innehållssökning och använd filtret 'delade med' för att välja en skräddarsydd agent.

• Fullständig historik över alla åtgärder utförda av skräddarsydda agenter.

• Filtrera efter agent, användare, datum eller åtgärdstyp.

För att komma åt granskningsloggen, gå till Inställningar > Granskningslogg och filtrera efter händelser för skräddarsydda agenter genom att välja agenten i rullistan Användare/agenter.

• Identifiera mest använda och oanvända agenter.

• Övervaka användning och värde.

För att komma åt AI-analyser, gå till Inställningar > Analyser och öppna fliken AI.

Överföring av ägarskap säkerställer att affärskritiska agenter fortsätter att köras när användare lämnar arbetsytan. Efter 7 dagar utan ägarskap upphör agenten att köras.

1. Gå till Inställningar > Medlemmar och gå till Nyligen lämnat-fliken.

2. Användare som nyligen lämnat kommer att se agenter framträda som 'privata agenter' i flödet för omprovisionering av innehåll.

3. Välj den nya ägaren och bekräfta överföringen.

Överföring av ägarskap stöds även via offentlig API.