数据库自动化

数据库自动化是一系列在数据库发生特定更改时自动执行的操作。自动化包含触发器（启动自动化的事件）和操作（自动化产生的效果）。数据库自动化旨在节省你的时间并简化工作，其复杂程度可以根据你的需求从简单到复杂不等。

数据库自动化可用于多种用途，包括：

• 当任务状态发生更改时，将其分配给特定人员。

• 当页面添加到数据库时，向频道发送 Slack 通知。

• 数据库自动化适用于 付费方案 上的 所有平台。

• 数据库自动化可由 拥有数据库全部权限的付费方案用户 创建、编辑或删除。

• 但是，Slack 自动化 只能由自动化 创建者 编辑。

• 免费版用户可以创建 Slack 通知 自动化，但不能创建其他类型的自动化。

• 免费版用户可以使用 模板 中的现有自动化，但无法对其进行编辑。

要创建数据库自动化：

1. 点击数据库顶部的 ⚡ → 新建自动化。

2. 如果需要，可以为你的数据库自动化命名。

3. 选择 新建触发器 以创建触发器。然后选择 添加触发器 以创建更多触发器。在 下方 → 了解更多关于触发器类型的信息。

4. 选择 新建操作 以创建操作。然后选择 添加操作 以创建更多操作。在 下方 → 了解更多关于操作类型的信息。

5. 选择 创建。

自动化可以有一个或多个触发器。设置自动化时，你可以决定是在 任一条件满足时 还是在 所有条件均满足时执行。

你可以从三种类型的触发器中进行选择：

• 页面已添加 表示当新页面添加到你的数据库时，将触发自动化。

• 属性已编辑 表示当你数据库中的特定属性被编辑时，将触发自动化。对于名称、人员、数字、文本、选择和关联属性，你可以选择哪些编辑会触发自动化。例如，你可能在 Notion 数据库中有一个联系人列表，并设置了一个自动化，其触发条件为电话号码以 732 开头，而操作则是将该联系人的状态设置为新泽西州。

• 每 {frequency} 表示自动化将会循环执行。触发器会根据你设置的频率反复触发。你可以将自动化设定为每天、每周、每月等执行，另外，还可设置触发时间、自动化开始及结束的日期以及时区。

  

  Note: The Every {frequency} trigger works with all automation actions except for Edit property.

你可以为触发器设置多个条件，即需要满足两个或更多条件才能触发自动化。请注意，循环触发器（例如你设置为每周、每月等循环触发的触发器）不能与其他类型的触发器共用。

自动化可以执行一个或多个操作。你可以从多种操作中进行选择：

• 编辑属性 会编辑你当前所在数据库中页面的属性。对于多选、人员和关联属性，你可以单独添加或删除特定的值，而无需一次性修改所有值。例如，你可能有一个任务数据库，在任务名称包含“blog”时，即便已有其他人员被分配，你的名字仍会被添加到人员属性中。

• 添加页面到 将页面添加到你选择的数据库中，并编辑该页面的属性。

• 编辑页面在 将编辑你选择的数据库中的页面及其属性。

• 发送通知给 将向你在 Notion 工作区中的特定人员发送通知。收件人最多可包含工作区中的 20 人，或与你数据库中特定人员属性关联的人员。添加你希望随通知发送的消息。

• 发送邮件到 将从你的 Gmail 帐号向一个或多个收件人发送电子邮件。了解更多信息请见下方。

• 发送 Webhook 将向指定的 URL 发送 HTTP POST 请求。在 本文 → 中了解更多信息。

• 发送 Slack 通知到 将向你指定的 Slack 频道发送自定义通知。此功能仅在 Plus、Business 和 Enterprise 方案中可用。了解更多请点击 这里 →。

• 定义变量 将允许你使用提及和公式创建自定义变量，然后你可以在其他数据库自动化操作中使用该变量。下面了解更多相关信息。

数据库自动化的 发送（电子）邮件到 操作将在触发器触发时，从你的 Gmail 帐号向一个或多个电子邮件地址发送邮件。如果你想通过邮件提醒某人完成逾期任务，或通知团队所有未解决项目的状态，这会非常有帮助。

要设置发送电子邮件的自动化：

1. 点击数据库顶部的 ⚡，然后选择 新建自动化 或现有自动化。

2. 选择 新建操作 或 添加操作 → 发送（电子）邮件到……。

3. 如果你的 Notion 帐号已绑定到 Gmail 帐号，你会在 发送邮件的帐号旁看到你的电子邮件地址。如果你想为此自动化使用另一个 Gmail 帐号，请点击你的电子邮件地址 → 添加 Gmail 帐号。

4. 你可以设置电子邮件的各个部分：

   • To：这可以是一个人员属性（例如 Whoever triggered 或 Page creator）、你在 Notion 工作区中的某个人，或一个特定的（电子）邮件地址。该邮件地址可以是外部地址——不必局限于属于你工作区或组织中的人员。

     • 在 To 字段旁边选择 CC/BCC，以选择性地抄送或密送其他人。

   • Subject：输入电子邮件的主题。如果你希望主题包含来自触发页面的属性、时间或日期、Notion 工作区中的人员或群组，或者链接到工作区中的某个页面，请在 Subject 字段中选择 @。如果你想为主题创建函数，请在 Subject 字段中选择 ∑。

   • Message：为你的邮件输入消息。如果你希望消息包含来自触发页面的属性、时间或日期、工作空间中的人员或群组，或者包含指向工作空间中页面的链接，请在 Message 字段中选择 @。如果你想为消息创建函数，请在 Message 字段中选择 ∑。

   • Send with display name：当收件人收到你的邮件时，这个可选的显示名称会出现在邮件旁边。如果你希望显示名称包含来自触发页面的属性、时间或日期、工作空间中的人员或群组，或者包含指向工作空间中页面的链接，请在显示名称字段中选择 @。如果你想为显示名称创建函数，请在显示名称字段中选择 ∑。

     

   • Send replies to：如果你希望邮件回复发送到发送邮件时使用的地址以外的其他地址，你可以使用这个可选设置，将回复发送到人员属性或工作空间中的某个人。

你可以使用提及和函数来定义自定义变量。之后，你可以在其他数据库自动化操作中使用这个变量。要定义变量：

1. 点击数据库顶部的 ⚡，然后选择 新建自动化 或现有自动化。

2. 选择 新建操作 或 添加操作 → 定义变量。

3. 点击 Variable 1 为变量命名、编辑函数或创建副本。你也可以选择 Add variable。

4. 在变量字段中选择 @ 或 ∑ 来定义你的变量。

5. 你可以在其他自动化操作中使用这些变量。

让我们来看一个示例。比如说，假如你想设置自动化：当父任务标记为完成时，所有子任务也会自动变为完成。

1. 点击数据库顶部的 ⚡，然后选择 新建自动化 或现有自动化。

2. 选择 Status set to Complete 作为触发器。

3. 选择 New action 或 Add action → Define variables。

4. 在 Variable 1 下方的字段中选择 ∑。

5. 在打开的窗口中，从左侧的属性列表中选择 Trigger page。

6. 在公式中的 Trigger page 后面加上句点，使你的公式显示为 Trigger page.。完成此操作后，你将在左侧的属性列表中看到触发页面的属性。

7. 选择 Sub-item。你的公式现在应显示为 Trigger page.Sub-item。

8. 保存 你的公式。现在，你的自定义变量已被定义为触发自动化页面的子项，也就是说，标记为完成的页面。

9. 现在，在你的数据库自动化设置中，选择 添加操作。

10. 选择 编辑页面...。

11. 打开 Select database 下拉菜单并选择 Variable 1。这意味着自动化将编辑与 Variable 1 关联的页面，也就是说，编辑与标记为完成的页面关联的子项。

12. 打开 编辑属性 下拉菜单并选择 状态。

13. 打开 选择 下拉菜单并选择 完成。

14. 选择 Save。

下次当你将带有子项的父项标记为完成时，所有子项的状态也会随之变为完成！

你可以在数据库自动化操作中使用提及和函数，来让自动化更好地为你服务。例如：

• 你可能希望在数据库中新建页面的名称中提及日期。

• 你可能希望设置数据库自动化，向某人发送提及特定页面的通知。

• 你可能希望在工单解决时自动向某人发送消息，并在消息中使用函数来计算完成工单所花费的时间。

要在数据库自动化操作中包含提及或函数，请执行以下操作：

1. 选择数据库顶部的滑块图标 → 自动化。

2. 选择 新建操作 或 添加操作。找到你想要的操作后，选择它。

3. 在设置自动化操作时，如果你想提及日期、人员、页面或触发页面中的属性，请在字段中选择 @。如果你想创建函数，请在字段中选择 ∑。

4. 完成后选择 保存。

为确保你的自动化正常运行，我们会帮助你找出问题所在。

• 如果你的自动化在 设置过程中遇到任何错误：

  • 在构建或编辑自动化时，你会看到有关错误位置和具体内容的信息。

  • 在进行必要更正之前，你将无法保存该自动化。

• 如果你的自动化之前运行正常但现在遇到错误，它将会被暂停。

  • 在某些情况下，我们会通知你错误信息，比如你的自动化所更新的数据库或数据库属性缺失，或者像 Gmail 或 Slack 这样的第三方连接不再有效或需要验证时。

  • 在其他情况下，包括函数无法正常执行或 Webhook 出现问题时，你可能不会收到通知。

• 你可以点击通知直接跳转到出错的自动化进行修复，使其能再次使用。修复后，你需要手动将自动化开启或取消暂停。为此：

  1. 打开与你的自动化关联的数据库，然后选择 ••• → 自动化。

  2. 将鼠标悬停在你刚修复的自动化上，然后选择 •••。

  3. 将 Active 切换至已启用。

• 如果自动化尝试在自动化运行时为空或未定义的字段执行日期计算（例如 dateAdd），则可能会失败。

  • 作为解决方案，创建一个仅包含字段不为空的条目的筛选视图，并将自动化配置为仅在该视图上运行。

• 如果自动化应用于过滤掉相关条目的数据库视图，则可能会失败。请确保自动化在包含其需要操作的所有条目的视图上运行。

要查看和管理数据库的所有现有自动化：

1. 点击数据库顶部的 ⚡。

2. 将鼠标悬停在自动化上并点击 •••。

3. 选择 编辑、暂停 或 删除。